„Wirksame KI entsteht, wenn alle Beteiligten an einem Tisch sitzen.“

Oliver Jung, Leiter der Unternehmensentwicklung, und Data & Analytics-Experte Tim Graf berichten, wie sie bei der BARMER tragfähige Leitlinien und ein gemeinsames Verständnis für die Umsetzung von KI-Projekten etablieren. Gemeinsam erklären sie, warum kleine Schritte, offene Dialoge und ein klares Erwartungsmanagement entscheidend sind, um die Wirksamkeit von KI zu entfalten.

Viele Unternehmen stehen aktuell vor der Herausforderung, generative und agentische KI sinnvoll in ihre Prozesse zu integrieren. Wo liegen Ihrer Meinung nach die größten Barrieren?

Tim Graf: Eine große Hürde ist das regulatorische Umfeld – gerade im öffentlich-rechtlichen Kontext. Vor allem wenn es um cloudbasierte Lösungen geht, müssen wir sehr genau prüfen, wie wir KI datenschutzsicher implementieren können. Hinzu kommt die Frage der Verantwortung: Wer bildet die Klammer in der Governance – insbesondere mit Blick auf den EU AI Act oder geopolitische Abhängigkeiten? Das muss vorab klar definiert sein. Auch aus technischer Sicht geht es um Grundsatzentscheidungen: Welche Services kaufen wir ein, was entwickeln wir selbst? Die Architektur muss schnell, aber nachhaltig aufgesetzt werden. Um diese Entscheidungen zu treffen, muss man zuerst ein gemeinsames Verständnis davon schaffen, was KI leisten soll und kann. Jeder möchte „irgendetwas mit KI“ machen, teilweise ohne den konkreten Anwendungsfall zu kennen. Hier sind fachlich starke Teams gefragt, die in der Lage sind, KI auf reale Problemstellungen anzuwenden. Erst dann wird sie zu einem strategischen Werkzeug, das man gezielt einsetzen kann.

Oliver Jung: Ich stimme völlig zu – gerade deshalb braucht es vor Projektstart eine Art Phase 0 in der grundlegende Rahmenbedingungen definiert werden. Was wir im letzten Jahr außerdem gelernt haben: Diese Parameter bleiben nie statisch. In der Arbeit mit KI müssen wir bereit sein, Annahmen immer wieder zu hinterfragen. Diese Erkenntnis ist wichtig, vor allem mit Blick auf das Erwartungsmanagement – auch in Richtung Führungsebene. Im Management Commitment liegt häufig die größte Hürde. Viele denken noch in klassischen Projektlogiken, aber KI verlangt agileres Vorgehen. Lieber in kleinen, greifbaren Schritten vorwärtskommen, als auf den einen perfekten Wurf zu warten. Und auch Risiken lässt sich nicht am Whiteboard begegnen, sondern indem man schnellstmöglich testfähig ist und sie faktisch auf dem Tisch hat. Dieses Vorgehen muss vorab klar kommuniziert und abgestimmt werden.

Wie sind Sie vorgegangen, um sicherzugehen, dass diese transparente Kommunikation und Integration gelingt?

Oliver Jung: Ein zentraler Punkt war es, Vertrauen aufzubauen. Dafür mussten wir erst einmal verstehen, wer aus welchen Gründen Zweifel hat. Transparenz beginnt mit Zuhören: Was sind die Sorgen? Welche Vermutungen stehen im Raum? Wir haben den Dialog bewusst in kleinen, strukturierten Formaten geführt – Workshop für Workshop, immer entlang konkreter Fragestellungen. Das hat geholfen, Komplexität greifbar zu machen. Wichtig war auch, das Management von Anfang an einzubinden – und zwar gerade die Personen, die sowohl Umsetzungsverantwortung als auch hohe Erwartungen an die Ergebnisse haben. Ihre Perspektive früh mitzudenken, hat die Akzeptanz deutlich erhöht. In vielen Gesprächen haben wir ein gemeinsames Verständnis dafür geschaffen, dass es völlig in Ordnung ist, mit Annahmen loszulaufen und ebenso entschieden, wie wir damit umgehen, wenn sich diese später als nicht tragfähig erweisen.

Das ganze Interview mit Oliver Jung und Tim Graf gibt’s in unserem Whitepaper „Road to Agentic AI. Faszination Automatisierung“